Au sein de la Direction Générale et rattaché au Responsable des Services Généraux, vous êtes un des points de contact privilégié pour répondre aux besoins de vos clients internes et leur procurer un environnement de travail idéal. Ce poste est à pourvoir dans le cadre d’un remplacement congé maternité d’une durée de 3 mois, avec une prise de poste dès que possible. 

Vous assurerez les missions suivantes :

Gestion administrative et organisationnelle

• Assister le Responsable des Services Généraux dans toutes les tâches administratives quotidiennes
• Mettre à jour les documents obligatoires (DUER, registres, contrôles réglementaires)
• Gérer les factures, suivre le budget du service et mettre à jour les tableaux de bord
• Rédiger des documents, notes internes, comptes rendus, procédures
• Organiser réunions, déplacements, réservations et logistique associée
• Gérer les accès (badges, parkings), les commandes et le suivi des livraisons

Recherche, sourcing et préparation documentaire

• Effectuer des recherches internes (intranet, documentation interne)
• Réaliser des recherches externes (internet, prestataires, normes, solutions techniques)
• Sourcer et collecter les informations nécessaires à la préparation de cahiers des charges (ménage, maintenance, flotte automobile, fournitures, etc.)
• Préparer des comparatifs, synthèses et pré‑analyses pour faciliter la prise de décision
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures internes

Support aux occupants du siège social et des différentes délégations régionales 

• Veiller à la qualité de l’environnement de travail et au respect des consignes de sécurité (vérification des éléments de sécurité et des accès…)
• Assurer la gestion courante des différents sites en veillant aux besoins en maintenance et le traitement des urgences (masques, gels, virucides, recyclage, etc …)
• Communiquer auprès des clients internes sur les différentes actions et améliorations (nouveaux services, nouvelles procédures…)

Relation avec les prestataires

• Suivre les interventions, demandes d’assistance et contrats
• Participer à la mise en place du plan de maintenance préventive
• Contribuer au suivi de la politique RSE du service
• Participer à la gestion de la flotte automobile (commandes, sinistres, suivi)

• Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Très bonnes capacités rédactionnelles en français
• Aisance dans la recherche d’informations (internet, intranet, documentation interne)
• Capacité à structurer, synthétiser et présenter des informations
• Organisation rigoureuse et gestion des priorités

• Débrouillard(e), autonome, logique
• Réactif(ve), fiable et orienté(e) solutions
• Sens du service et excellente communication
• Capacité à travailler en interaction avec de nombreux interlocuteurs
• Discrétion, professionnalisme et sens des responsabilités

• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires
• Titres restaurants
• Horaires flexibles, temps plein
• Télétravail possible à hauteur d’un jour par semaine